ישנו שלב חמקמק במחזור החיים של כל עסק קטן או בינוני. זהו השלב שבו העסק כבר לא "בחיתולים", יש לקוחות, יש תזרים, אבל בעל העסק מתחיל להרגיש שהוא טובע. הוא הקים את העסק כדי להיות אדריכל, עורך דין, יועץ או מאמן, אבל בפועל? הוא מוצא את עצמו מבלה 60% מהיום בתפקיד המזכירה של עצמו.

הדילמה מוכרת: מצד אחד, העומס בלתי נסבל. מצד שני, להעסיק מזכירה במשרה מלאה (עם כל העלויות הנלוות של ביטוח לאומי, פנסיה, ימי מחלה ומשרד פיזי) מרגיש כמו צעד גדול מדי, אולי אפילו מסוכן כלכלית. בדיוק ברווח הזה נכנס הפתרון של שירותי משרד במיקור חוץ (Outsourcing). זהו המודל שמאפשר ליהנות מכל העולמות: ניהול מקצועי, ללא יחסי עובד-מעביד וללא התחייבויות כבדות. אבל איך יודעים שהגיע הרגע? הנה 5 הסימנים המובהקים שהעסק שלכם צועק לעזרה.

 כשאתם מפחדים לענות לטלפון

זהו התסמין הראשון והכואב ביותר. אתם באמצע פגישה, באמצע שרטוט או בטיפול, והטלפון מצלצל.

• תרחיש א': אתם עונים, שוברים את הריכוז, והלקוח שמולכם מרגיש שהוא לא בראש סדר העדיפויות.
• תרחיש ב': אתם מסננים. הלקוח הפוטנציאלי שהתקשר הרגע? הוא לא ישאיר הודעה. הוא יתקשר למתחרה הבא בגוגל שעונה מיד.

אם אתם מוצאים את עצמכם חוזרים לעשרות שיחות שלא נענו בסוף היום, אתם מפסידים כסף באופן ישיר. שירותי משרד הם "השוער" שלכם. הם מבטיחים שכל שיחה נענית בשם העסק, שהפרטים נרשמים, ושאתם מקבלים רק את הלידים הרלוונטיים, בזמן שנוח לכם.

כש"זמן הפנאי" שלכם הופך ל"זמן הנהלת חשבונות"

מתי בפעם האחרונה ישבתם בערב מול הטלוויזיה בלי לפתוח לפטופ? אם אתם מוצאים את עצמכם ב-22:00 בלילה מוציאים חשבוניות, רודפים אחרי לקוחות שלא שילמו, או מתייקים קבלות אתם בבעיה. בעל עסק צריך זמן מנוחה כדי לחדש מצברים ולהיות יצירתי. כשאתם עושים את העבודה האדמיניסטרטיבית ה"שחורה" על חשבון הזמן האישי שלכם, השחיקה היא רק עניין של זמן. שירותי משרד חיצוניים יכולים לקחת מכם את כל נושא הגבייה והחשבוניות, ולהחזיר לכם את הערבים שלכם. 

כשאתם נשמעים "קטנים" מדי

תדמית היא הכל. כשלקוח מתקשר למשרד עורכי דין או לחברת ייעוץ, ומקבל מענה של אדם מתנשף ברקע של רעשי רחוב או ילדים צועקים הביטחון שלו במותג יורד. לעומת זאת, מענה אנושי מקצועי שאומר: "שלום, הגעתם למשרד של…", משדר יוקרה, גודל ויציבות. אם אתם עובדים מהבית או מבית קפה, אבל רוצים לשדר ללקוחות שלכם שאתם פירמה רצינית ומבוססת שירותי משרד הם הדרך המהירה והזולה ביותר ליצור את המצג הזה.

כשהעומס שלכם הוא עונתי או משתנה

יש חודשים שבהם הטלפון לא מפסיק לצלצל, ויש חודשים של דממה (כמו אוגוסט או החגים). להעסיק עובד שכיר במצב כזה זה לא יעיל כלכלית, כי בחודשים החלשים אתם משלמים משכורת על "אוויר". היתרון הגדול של מיקור חוץ הוא הגמישות (Scalability). יש עומס? אתם רוכשים בנק שעות גדול יותר. יש רגיעה? אתם מורידים מינון. אתם משלמים רק על עבודה שבוצעה בפועל, מה ששומר על תזרים מזומנים בריא ומותאם למציאות.

כשאתם הופכים לצוואר הבקבוק של העסק

זהו הסימן המסוכן ביותר. כשהכל חייב לעבור דרככם תיאום הפגישות, הצעות המחיר, המיילים והספקים – העסק מפסיק לצמוח. הוא מוגבל ל-24 השעות שיש לכם ביממה. אתם רוצים לקבל עוד פרויקטים, אבל אתם יודעים פיזית שאין לכם זמן לנהל את האדמיניסטרציה שלהם, ולכן אתם בולמים את הגדילה. מזכירה אישית מרחוק משחררת את הפקק הזה. היא לוקחת את הטיפול הלוגיסטי, ומאפשרת לכם לחזור ולהיות המנכ"לים שמתעסקים בפיתוח עסקי, בשיווק ובליבת העשייה.

לקחת מנהלת משרד זה לא פינוק, זו החלטה אסטרטגית של מנהל שמבין שהזמן שלו שווה כסף. החישוב הוא פשוט: אם שעת עבודה שלכם שווה 300 או 500 ש"ח, למה שתבזבזו אותה על תיוק מסמכים שמישהו אחר יכול לעשות בעלות נמוכה בהרבה וביעילות גבוהה יותר? ברגע שתשחררו את האחיזה, תגלו שהעסק לא רק שלא מתפרק הוא סוף סוף מתחיל לנשום. למידע נוסף על שירותי משרד במיקור חוץ כנסו לאתר מזכירה אותך.